Toda crise tem seu lado bom. Nos tira de nossa zona de conforto e nos faz evoluir.
Você sabia que as startups mais inovadoras deste século nasceram durante a crise de 2008? São elas UBER, Airbnb, Spotify, para citar alguns exemplos. Além disso, durante as crises é quando o status quo é desafiado e há oportunidade para grandes mudanças.

Então, que tal tirar proveito dessa fase que estamos passando – sim, ela só está de passagem – e aproveitar para melhorar a gestão de sua escola e aumentar sua margem de lucro?

Veja, isso não significa que não dará trabalho. Muito pelo contrário! Mas já que reagir à crise é inevitável, por que não aproveitar para preparar sua escola para os próximos anos?

Como melhorar a margem de lucro da sua escola em tempos tão desafiadores?

Antes de começar, é importante dizer que não tenho a pretensão de ensiná-lo a fazer a gestão da sua escola. Assim como sempre dizia aos meus ex-clientes quando era consultor de negócios, meu intuito é fazer questionamentos e trazer uma visão não viciada que te leve a refletir.

Sendo assim, pense: será que não é hora de mudar minha escola? As mudanças são mais bem aceitas durante crises e quem se mexer agora estará à frente dos concorrentes nos próximos anos. Não perca essa oportunidade. Ela pode não aparecer novamente por décadas.

As escolas vêm sofrendo pressão para redução de mensalidades, cancelamento de matrículas, descontos, congelamento de reajustes, enfim, uma série de dificuldades que vão impactar diretamente o lucro da sua escola. Já que lucro, de forma simplificada, é receita menos despesa e queremos aumentá-lo, deveríamos reduzir as despesas e aumentar as receitas. Até aí, nenhuma novidade. O difícil é: como fazer isso?

Despesas

O primeiro passo para ser mais eficiente com as despesas é ter visibilidade. Isso significa saber exatamente para onde o dinheiro está indo.
Sugiro o seguinte passo a passo para ter mais visibilidade das suas despesas:

  1. Liste todas as despesas da sua escola
  2. Faça agrupamentos de acordo com a natureza (possíveis agrupamentos seriam: Salários, Aluguéis, Vendas, Marketing, Utilidades, etc)
  3. Ordene do maior para o menor
  4. Aplique o princípio de pareto (80/20)

Pronto! Nesse momento você já sabe quais despesas precisa colocar um olhar mais minucioso. O próximo passo é entender o que compõe cada um desses grupos, quais são as principais despesas, fornecedores, contratos.

Faça uma crítica buscando reduções. O princípio é bastante simples: corte o que não for essencial e busque reduzir o restante.

É importante ter em mente que nada é para sempre. Quando tentando reduzir despesas, frequentemente nos deparamos com decisões difíceis e com iniciativas impopulares. Algumas ações podem ser necessárias agora, mas num momento de melhora, você pode reconsiderar.

Voltando às despesas, entenda como cada uma delas é composta e se questione como você poderia reduzi-las. Abaixo seguem algumas perguntas que você deveria se fazer de acordo com a natureza da despesa:

  • Consigo reduzir a frequência desse serviço?
  • Consigo trocar por um serviço/produto de qualidade inferior? (sempre ponderando o impacto da redução de qualidade)
  • Quais são minhas alternativas para essa despesa? Consigo substituir por outra de custo mais baixo?
  • Há fornecedores mais baratos no mercado? (nem sempre o mais barato tem qualidade inferior)
  • Quanto meus concorrentes pagam por esse mesmo serviço/produto?
  • Consigo reduzir o consumo, ou seja, a quantidade que gasto dessa despesa?

Além disso, pergunte-se se você está gastando de forma correta. Em tempos de escassez de recursos, alocar corretamente o dinheiro é fundamental para um melhor custo x benefício. Uma despesa que comumente sofre esse tipo de questionamento é marketing. Será que faz sentido reduzir o orçamento de marketing e investir em algo novo que diferencie a escola da concorrência?

Após esse trabalho de levantamento, organização e redução de despesas, é importantíssimo elaborar um orçamento detalhado e acompanhar seu cumprimento. Escolha alguns funcionários para serem “gestores de despesas” e dê para cada um deles um grupo de despesas (que você definiu no passo 2). O papel do “Gestor de Despesa” é entender como a despesa é composta, que fatores influenciam em seu aumento ou diminuição e acompanhar mensalmente sua execução.

Defina reuniões mensais de acompanhamento das despesas nas quais cada um dos “Gestores de Despesas” deverá explicar para você o porquê de ter havido variação no gasto, para cima ou para baixo.
Dessa forma, você terá mais visibilidade e controle sobre os gastos da escola, ficando muito mais fácil atuar em reduções ou realocá-los de acordo com a necessidade.

Receitas

Falando de receitas, o que todo mundo quer é aumentar, certo? Sim! E não há nenhum mal nisso. Entretanto, dada a conjuntura, precisamos pensar além do convencional.

E se pudéssemos aumentar a receita da escola e reduzir os gastos dos pais?

Quais serviços a escola pode ofertar a um preço mais baixo que o praticado no mercado de modo a ajudar os pais a reduzirem seu orçamento?
Você poderia, por exemplo, investir num programa de ensino bilíngue de modo que o pai pudesse tirar os filhos da escola de inglês e transferir esse investimento para a sua instituição.

Explorando mais esse exemplo, o custo de uma escola de inglês é de aproximadamente R$ 3.500 por ano (incluídos mensalidade, matrícula e material). Já um programa de ensino bilíngue custa em média R$ 1.200 por ano.

Ora, então a escola pode incluir o programa bilíngue em sua proposta pedagógica, repassar para os pais por R$ 2.000, lucrar R$ 800 e ainda ajudar os pais a economizarem R$ 1.500. Todo mundo ganha!

E atividades de contra turno? Em quais delas poderíamos aplicar o mesmo conceito? Judô, ballet, programação, cursos de culinária, dança.

Além dessas iniciativas, também seria possível alugar o espaço ocioso da escola nos finais de semana ou até mesmo promover cursos diversos de forma a trazer receita extra.

Uma outra possibilidade é buscar parcerias num modelo revenue share, ou seja, o fornecedor remunera a escola de acordo com vendas que ele faça para os seus alunos.

Quais outras oportunidades de receita extra existem na sua escola que ainda não foram exploradas?

Conclusão

Como eu disse, dá trabalho ser eficiente, mas é possível! No cenário atual, ser eficiente não é uma opção, e sim uma obrigação. Além disso, está aqui uma excelente oportunidade de se reinventar, enfrentar o status quo e tornar sua escola ainda mais forte, lucrativa e bem posicionada frente à concorrência.

É importante também não perder o foco no cliente (pais e alunos). Se você mantém um bom relacionamento com eles, em momentos difíceis é menos provável que eles te abandonem. Coloque-se como parceiro dos pais, ouça seus argumentos e esteja aberto ao diálogo e a negociações. Garanta que o serviço prestado aos alunos é de qualidade e tenha sua equipe de professores, coordenadores e diretores muito bem treinados para garantir isso.

Nunca deixe de inovar. O mundo está evoluindo numa velocidade avassaladora. As escolas do mundo inteiro tiveram de se reinventar durante a pandemia e esse é um caminho sem volta. Aquelas que não se modernizarem, não abraçarem a tecnologia e não mudarem a sua mentalidade já estão ficando para trás.

Gostaria de finalizar com uma frase de um empresário que admiro, o Flávio Augusto, e um lema que utilizamos aqui na Realvi.
“Estabilidade não existe” e “O futuro é real, o futuro é agora”.
Então, mãos à obra! A mudança depende de você!

(Disponho-me a ajudar gratuitamente aqueles que queiram fazer o exercício acima em suas escolas. Entre em contato pelo email: fernando@realvi.com.)